You are currently viewing Kryzys certyfikacji systemów zarządzania

Kryzys certyfikacji systemów zarządzania

Od samego początku działalności związani jesteśmy z obszarem wdrożeń i certyfikacji systemów zarządzania według norm ISO. Ta prawie już ćwierćwieczna perspektywa daje nam możliwość poczynienia pewnych obserwacji i podsumowań. Życie nie zna próżni, wszystkie zjawiska podlegają przemianom, zmienia się również podejście firm do systemów zarządzania oraz ich certyfikacji. W jakim kierunku idą te zmiany?

Jak było kiedyś...

Nim odpowiemy na to pytanie, przypomnijmy początki. Lata 90-te oraz początek XXI wieku, to czas dynamicznego rozwoju usług wdrożeń i certyfikacji systemów zarządzania, głównie wg normy ISO 9001. Polskie firmy, powstające w przydomowych garażach lub na zgliszczach komunistycznych molochów, rozwijały się dynamicznie. Rozpoczynając eksport na otwierający się rynek europejski potrzebowały potwierdzenia swojej marki, której w istocie jeszcze nie miały. Jej zaczątkiem był często właśnie certyfikat systemu zarządzania, czyli potwierdzenie przez niezależną i kompetentną jednostkę certyfikującą, że firma spełnia określone w normie ISO wymagania. Były to czasy kiedy audyt jednostki certyfikującej był dla wielu firmy wyzwaniem, inspirował i oddziaływał na młode przedsiębiorstwa, pomagał w osiągnięciu wyższego poziomu jakości i organizacji.

Jak jest dziś...

Dziś sytuacja jest zupełnie inna. Firmy odrobiły zadanie domowe, jednostki certyfikujące pozostały w tyle. Na przestrzeni lat przedsiębiorstwa gruntownie się zmieniły. Zainwestowały w rozwój, zatrudniły młodych ludzi, dla których wiedza z zakresu zarządzania jest oczywistością, wdrożyły systemy informatyczne całkowicie zmieniające przepływ informacji. Systemy zarządzania stały się bardziej zwinne, ich utrzymywanie, rozwój, ocenianie wymaga znacznie więcej pomysłowości i wiedzy. Zmniejszyła się bardzo rola pisemnych procedur, a tzw. „księga jakości” opasły, niegdyś podstawowy dokument systemu zarządzania, jest dziś nieużytecznym przeżytkiem. Tych dynamicznych zmian nie zauważają często jednostki certyfikujące oraz ich audytorzy. Prowadzone przez nich audyty certyfikujące oraz audyty nadzoru przestały być dla firm bodźcem do poprawy i rozwoju, stały się wyłącznie potwierdzeniem wymagań normy. Głównym problemem jest płytkość i pobieżność audytu. Mimo, że czas przeznaczony na audyt wydaje się całkiem spory, audytor poświęca niewiele czasu na przygotowanie, a w trakcie audytu ma problemy ze zrozumieniem istoty spełnienia konkretnych wymagań. To powoduje, że audyt odkleja się od rzeczywistości, staje się banalny, nie wnosi niczego ciekawego i inspirującego. Przekształca się albo w bardzo ogólną dyskusję na tematy wszelkie, często odległe od meritum albo w buchalteryjne księgowanie dokumentów. Widać niestety wyraźnie, a bywamy na wielu audytach różnych jednostek, że organizacje te nie szukają nowych sposób na audytowanie, same nie posiadają mechanizmów kontroli i rozwoju, które pozwoliłyby im dostosowywać się do zmieniających się potrzeb i warunków. W efekcie audyt jednostki certyfikującej przestał przynosić firmom wartość dodaną. Ranga certyfikatu systemu zarządzania słabnie. Często jedynym powodem utrzymywania certyfikacji staje się wymaganie klienta, choć i klienci coraz częściej prowadzą własne audyty u dostawców, nie polegając na certyfikacji.

Pandemia wbiła gwóźdź do trumny

Obniżającą się jakość audytów dobiła pandemia. Przejście na formę zdalną, ochoczo podchwyconą przez jednostki, w wielu przypadkach uczyniło z audytu fikcję, poprzez ograniczenie niemal do zera pola obserwacji. Zwłaszcza mocno ucierpiała na tym jakość audytu w obszarach operacyjnych, czyli dla systemu zarządzania jakością kluczowych, np. produkcji, gdzie audyt został sprowadzony do spaceru z kamerą. O ile kontakt zdalny w trakcie audytu sprawdza się jako tako w warunkach biurowych, o tyle na hali produkcyjnej, w hałasie panującym przy włączonych maszynach jest zupełnym fiaskiem. W takich warunkach audytorowi trudno znaleźć jakikolwiek dowód zgodności lub jej braku, więc rozpaczliwie chwyta się pierwszego lepszego zapisu, by zamknąć ten obszar audytowy. Pandemia w magiczny sposób „uzdrowiła” produkcję, bo od czasu audytów zdalnych zdecydowanie spadła ilość uwag do tego obszaru.

Czy jest wyjście?

Z pewnością tak. Certyfikacja jest dobrym pomysłem i może stanowić dla przedsiębiorstw cenną wartość, ale musi się zreformować, podnieść na wyższy poziom, dostosować do potrzeb. Na pewno dobrze byłoby poszukać rozwiązań wspólnie. Marzy nam się forum jednostek certyfikujących i firma konsultingowych, na którym można by rozpocząć prace nad doskonaleniem certyfikacji. Jednym z rozwiązań mógłby być branżowy kodeks dobrych praktyk audytowych, na pewno dużo dałoby doskonalenie metod audytowych czy wprowadzenie mechanizmów kontrolnych. Może któraś z wiodących jednostek podejmie wyzwanie i stanie się liderem takiego procesu?

Założyciel Grupy Konsultingowej RID. Audytor i twórca SZ zgodnych z ISO 9001, ISO 45001, ISO 17025, ISO 27001, absolwent Wydziału Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej oraz Wydziału Budownictwa (Uniwersytet Warmińsko – Mazurski). Autorytet w dziedzinie systemów zarządzania  jakością, który normy zna biegle i w śmiały oraz innowacyjny sposób spogląda na ich wymagani by wyciągać z nich wartość dodaną i impuls do rozwoju dla polskich przedsiębiorstw.